Perslijst bijhouden: zo blijft je lijst met journalisten actueel

Waarom vervuilt een perslijst zo snel?

Een perslijst is een lijst met namen, functies en emailadressen van journalisten. Die gegevens verouderen zodra een journalist van redactie wisselt, een andere functie krijgt of stopt met het onderwerp waar jij over schrijft. Zonder onderhoud stuur je je persbericht naar mensen die er niet meer werken of die het onderwerp niet meer volgen.

De database van PR-Dashboard bevat ongeveer 12.000 journalisten in Nederland en Vlaanderen. Het platform noemt zich de enige gecontroleerde journalistendatabase. Dat betekent dat de gegevens niet eenmalig zijn vastgelegd, maar dat er continu wordt gecontroleerd of ze nog kloppen. Voor wie een eigen lijst wil opbouwen, is er ook de mogelijkheid om eigen contacten te uploaden in een beveiligde account. Die contacten zijn onzichtbaar voor anderen. Zo combineer je jouw kennis met de actuele database van het platform.

Wat controleer je per kwartaal op je eigen perslijst?

Een eigen perslijst vraag je niet eenmalig op, die onderhoud je. Per kwartaal check je of de naam van de journalist nog klopt, of de functie nog overeenkomt met de redactie waar je hem voor hebt genoteerd, en of het emailadres nog werkt. Ook kijk je of de journalist nog steeds over jouw onderwerp schrijft.

Een handig hulpmiddel is het ingebouwde CRM systeem van PR-Dashboard. Daarmee houd je zelf gegevens van journalisten bij, zoals een notitie over een eerder gesprek of een tag voor een specialisme. Die eigen aantekeningen blijven bewaard, ook als de journalist van baan wisselt. Voor wie een perslijst voor regionale media wil opbouwen, is het handig om te weten hoe je dat aanpakt: lees hoe je een perslijst voor regionale media opbouwt.

Hoe ga je om met afmeldingen en fouten?

Journalisten die zich afmelden voor jouw persberichten, wil je niet blijven lastigvallen. Verwijder ze daarom direct uit je actieve lijst. Noteer bij de afmelding de reden, bijvoorbeeld 'verhuisd naar een ander onderwerp' of 'werkt niet meer bij deze redactie'. Zo weet je later of je de journalist opnieuw kunt benaderen.

Fouten in je lijst, zoals een verkeerd emailadres, corrigeer je het liefst meteen. Een fout adres zorgt voor een onbestelbaar bericht of, erger, voor een bericht dat bij de verkeerde persoon terechtkomt. De Perslijst van PR-Dashboard controleert bestaande gegevens dagelijks en breidt de database dagelijks uit met nieuwe media. Daardoor worden veel fouten al opgespoord voordat jij ze tegenkomt. Wil je journalisten zichzelf laten aanmelden? Overweeg dan een digitale perskamer: ontdek hoe een digitale perskamer en perslijst samenwerken.

Wat doet een database voor je die zichzelf bijwerkt?

Een database die zichzelf bijwerkt, bespaart je het handmatige controlewerk. De Perslijst van PR-Dashboard controleert dagelijks of journalisten nog op hetzelfde adres werken en of er nieuwe media zijn bijgekomen. Journalisten passen daarnaast zelf hun interessegebieden aan. Zo weet je zeker dat je nieuws bij de juiste persoon terechtkomt.

PR-Dashboard bevat vrijwel alle media in Nederland en Vlaanderen, zowel online als offline. Denk aan dag-, week en maandbladen, vakmedia, regionale titels, radio en tv, blogs, influencers en podcasts. Binnen die media kun je filteren op interessegebieden, voorkeuren, redactie, sociale kanalen, tags en contactinformatie.

Checklist: zo houd je je perslijst actueel

Met deze checklist blijf je zelf de regie houden. Voor wie de database van PR-Dashboard gebruikt, is een deel van dit werk al gedaan: de controle van bestaande gegevens gebeurt dagelijks door het platform.

Wat kun je zelf doen naast een actuele database?

Een actuele database is de basis, maar je eigen bijdrage blijft belangrijk. Stuur je persbericht vanuit een herkenbaar afzenderadres, bijvoorbeeld het adres van je organisatie, en niet vanuit een persoonlijke mail. Sommige firewalls houden berichten met bijlagen tegen als ze van een onbekende afzender komen. Zet daarom de tekst van het persbericht in de mail zelf en niet als bijlage.

Houd ook je eigen lijst met notities bij. Persoonlijk contact met een aantal journalisten op je lijst kan gunstig zijn. Een aparte mail per journalist kost meer tijd, maar kan waardevol zijn. Begin met de vraag of het onderwerp interessant is voor de doelgroep van de media die je wilt aanschrijven. Eén onderwerp per bericht en een lead van maximaal vijf regels maken je bericht sterker.

Wat is de top pick voor een actuele perslijst?

De journalistendatabase biedt ongeveer 12.000 journalisten, die dagelijks wordt uitgebreid en gecontroleerd. De Perslijst kost vanaf 2.650 euro per jaar met 2 logins. Journalisten passen zelf hun interessegebieden aan, waardoor de lijst actueel blijft zonder dat jij elke wijziging hoeft bij te houden. Benieuwd naar het aantal journalisten in Nederlandse persdatabases? Lees hoeveel journalisten er in Nederlandse persdatabases zitten.

Wie een eigen lijst wil opbouwen, kan die eigen contacten uploaden in een beveiligde account. Die contacten blijven onzichtbaar voor anderen. Zo combineer je de kracht van een grote, gecontroleerde database met jouw eigen kennis van het vakgebied.